Wie man eine gute Benutzerdokumentation erstellt

Hugo Mayer
2022-01-11 15:39:43 • Verfasst am: Präsentationsstrategie

Softwareunternehmen konzentrieren sich auf technische Aspekte wie Webentwicklung und UX-Design. Während auf diese Bereiche viel Wert gelegt wird, wird das wesentliche Merkmal der Benutzerdokumentation vernachlässigt.

Benutzerdokumentation schreiben

Eine gute Benutzerdokumentation kann als ein wichtiger Indikator für das kontinuierliche Wachstum und die Entwicklung eines Unternehmens angesehen werden. Da mehr als 70 Prozent der Kunden selbständige Kundendienstalternativen bevorzugen, ist eine anständige Benutzerdokumentation wichtig.

Sie kann als entscheidender Faktor zwischen einer zufriedenstellenden und einer miserablen Kundenerfahrung angesehen werden. Handelt es sich bei dem Produkt eines Unternehmens um ein komplexes Produkt, ist es unerlässlich, den Benutzern zu erklären, wie es zu benutzen ist. Ein ausgewogenes Benutzerhandbuch für ein beliebiges Produkt kann hervorragende Bewertungen von den Kunden einbringen.

Was ist Benutzerdokumentation?

Die Benutzerdokumentation, auch bekannt als Benutzerhandbuch oder Benutzerleitfaden, bezieht sich auf Informationen, die den Kunden zur Verfügung gestellt werden, um ihnen zu helfen, das Produkt oder die Dienstleistung zu nutzen.

Sie beschreiben Schritt für Schritt, wie das Produkt zu benutzen ist. Dies hilft dem Benutzer, das Produkt oder die Dienstleistung effektiv zu nutzen. Außerdem kann die Benutzerdokumentation in verschiedenen Formen vorliegen. Dokumentationen für Videospiele erklären den Nutzern, wie sie die Knöpfe und Controller verwenden können.

Die Dokumentation von Software enthält Informationen darüber, wie ein Benutzer einen Kauf tätigen kann. Sie enthält auch Informationen über die Vorteile des Kaufs. Die Steuerformulare werden oft mit einer Benutzerdokumentation geliefert, die eine detaillierte Anleitung zum Ausfüllen der Formulare enthält.

Das Benutzerhandbuch von Unternehmen wie IKEA ist zum Beispiel sehr anschaulich und detailliert in Form von Bildern und Illustrationen. Die textlichen Informationen werden jedoch über andere Medien wie Videos vermittelt.

Benutzerdokumentationen werden unter der Annahme verfasst, dass die Benutzer keine Kenntnisse oder Fähigkeiten im Zusammenhang mit dem Produkt besitzen. Daher sind sie darauf ausgerichtet, die besten Ergebnisse zu erzielen.

Wenn sich die Benutzerdokumentation zum Beispiel auf eine Waschmaschine bezieht, würde eine Benutzerdokumentation Details wie die besten Einstellungen für Öko-Waschgänge, die benötigte Menge an Waschpulver oder wie man verhindert, dass weiße Hemden rosa werden, enthalten.

Bedeutung der Benutzerdokumentation

Eine gute Benutzerdokumentation hat eine Vielzahl von Vorteilen für die Kunden zu bieten. Meistens werden Benutzerhandbücher nur für Anfänger als wichtig angesehen. Aber auch erfahrene Benutzer können sich auf die Benutzerdokumentation berufen, um ihre Erinnerung an die Verwendung der Produkte oder Dienstleistungen aufzufrischen.

Es gibt mehrere Gründe, warum eine gute Benutzerdokumentation wichtig ist. Einige davon sind im Folgenden aufgeführt:

  1. Zur Unterstützung der Käufer

Ein gutes und informatives Benutzerhandbuch ist perfekt für die Käufer, da es detailliert beschreibt, wie das Produkt genutzt werden kann. Sie zeigt, dass sich das Unternehmen nicht nur darauf konzentriert, das Produkt an die Kunden zu verkaufen, sondern dass es sich stattdessen dafür einsetzt, dass der Kunde das Produkt insgesamt besser nutzen kann.

Damit kann das Unternehmen seinen Unternehmenswert steigern, was die Kunden bei Bedarf zu ihm zurückbringt. Um das Niveau ihrer Marke zu steigern, ist es wichtig, eine gute Benutzerdokumentation zu erstellen, die das Kundenerlebnis verbessert.

Auf der anderen Seite würden auch die Kunden sehr gerne hervorragende Bewertungen der Produkte oder Dienstleistungen abgeben.

  1. Hilfreich für die Nutzer

Ein Beispiel: Ein Kunde kauft ein Smartphone und drückt den Einschaltknopf. Was, wenn auf dem Bildschirm nichts angezeigt wird? Dann nimmt der Kunde die Benutzerdokumentation zur Hand, die ihm das Unternehmen zur Verfügung gestellt hat.

Wenn die Benutzer Fragen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung haben, suchen sie zunächst Zuflucht in Benutzerhandbüchern. Daher ist es gut, wenn das Unternehmen ein anständiges Benutzerhandbuch zur Verfügung stellt, denn einem Menschen zu helfen ist bekanntlich immer besser!

  1. Kann die Arbeit Ihres Kundensupport-Teams reduzieren

Bei kleinsten Problemen und Schwierigkeiten würden sich die Kunden an den Kundendienst wenden. Anstatt Ihr Team immer wieder zu belästigen, kann das Unternehmen den Kunden durch die Bereitstellung einer anschaulichen Benutzerdokumentation helfen.

Es kann den Benutzern helfen, indem es eine einfache Referenzanleitung bereitstellt. Sie richtet sich nicht nur an die Benutzer, sondern auch an das Kundendienstteam. Das Produkt-Support-Team kann auf die vom Unternehmen erstellte Dokumentation zurückgreifen, um die Fragen der Kunden zu beantworten.

Da das Unternehmen wichtige Details wie das Inhaltsverzeichnis oder die Indexseiten einbezieht, können die Informationen leicht und ohne zusätzlichen Aufwand abgerufen werden. Noch besser ist es, wenn es sich um ein elektronisches Dokument handelt, das im Internet abgerufen werden kann.

Wenn die Nutzer Probleme im Zusammenhang mit einem Produkt oder einer Dienstleistung haben, nehmen sie sich nicht viel Zeit und rufen direkt den Kundendienst an. Mehr als 70 Prozent der Kunden greifen bei Problemen auf die Website des Unternehmens zurück, statt auf Telefon und E-Mail.

Man kann nicht sagen, dass die Dokumentation diese Fragen oder Probleme aus der Welt schaffen kann. Aber sie kann das Volumen der Anrufe, Nachrichten und E-Mails insgesamt reduzieren. Dies würde dem Unternehmen helfen, den zusätzlichen Stress, der auf der Kundendienstabteilung lastet, zu verringern.

  1. Verbesserung der Kundenerfahrung mit dem Produkt oder der Dienstleistung

Eine gut beschriebene, detaillierte und anschauliche Benutzerdokumentation zeigt, dass sich das Unternehmen um die Kundenerfahrung kümmert, was auch die Kundenrezensionen verbessert. Sie zeigt, wie sehr sich das Unternehmen um die Steigerung seiner Leistung bemüht.

So erstellt man eine Benutzerdokumentation, und zwar eine gute! Die Benutzerdokumentation hat eine Vielzahl von Vorteilen für die Kunden zu bieten. Meistens werden Benutzerhandbücher nur für Anfänger als wichtig angesehen. Aber auch erfahrene Benutzer können sich auf die Benutzerdokumentation berufen, um ihre Erinnerung an die Verwendung der Produkte oder Dienstleistungen aufzufrischen.

Wie man eine gute Benutzerdokumentation erstellt

Nachfolgend werden einige der besten Methoden genannt, mit denen ein Unternehmen eine effiziente Benutzerdokumentation zum Wohle der Kunden erstellen kann.

Starten Sie den Plan

Bevor man sich viele Gedanken macht, sollte man lieber mit dem Prozess der Erstellung des Benutzerhandbuchs beginnen. Bevor mit der Benutzerdokumentation begonnen wird, gibt es einige Fragen, die das Unternehmen beachten sollte:

  1. Was ist das Ziel der Benutzerdokumentation?
  2. Was sind die Anforderungen der Benutzer, um die besten Ergebnisse zu erzielen?
  3. Was sind die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit der Benutzerdokumentation?
  4. Welche sind die besten Wege, den Inhalt zu strukturieren?
  5. Wo sollte die Benutzerdokumentation für die Kunden zur Verfügung gestellt werden, um einen maximalen Zugriff zu ermöglichen?
  6. Der Ersteller sollte die Perspektive des Kunden berücksichtigen und die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden verstehen. Beim Testen der Benutzerdokumentation sollte der Ersteller zum Endbenutzer werden, was den besten Output liefern würde.
  7. Analysieren Sie, ob die Funktionen und Merkmale für die Kunden leicht zugänglich und geeignet sind oder nicht.
  8. Konsultieren Sie das Kundendienstteam, das der perfekte Ort wäre, um die Anforderungen der Benutzer herauszufinden. Es würde Auskunft über die Fragen geben, die die Leute im Allgemeinen haben.
  9. Außerdem sollte man sich die Benutzerdokumentation des Konkurrenten ansehen, die die Lücken und Probleme aufzeigen würde. Unter Berücksichtigung dieser kann das Unternehmen seine Benutzerdokumentation erstellen.

Schreiben Sie in leichter und einfacher Sprache

Anstatt hochtrabende Worte zu verwenden, erleichtert eine einfache Sprache mit kurzen Sätzen die Interpretation und das Verständnis. Anstatt Jargons zu verwenden, ist einfache Sprache, die von allen leicht verstanden werden kann, der beste Weg, um die Benutzerdokumentation zu schreiben.

Bildmaterial zum besseren Verständnis verwenden

Neben den wichtigen Informationen sollte das Unternehmen darauf achten, auch Bilder und visuelle Hilfsmittel hinzuzufügen, die das Verständnis der Kunden verbessern. Da visuelle Darstellungen immer besser im Gedächtnis haften bleiben, tragen sie zum besseren Verständnis der Konzepte bei.

Eine bestimmte Reihenfolge einhalten

Anstatt die Informationen hier und da aufzuschreiben, sollte das Unternehmen dafür sorgen, dass die Details kohärent sind und Schritt für Schritt geschrieben werden. Dies würde zum besseren Verständnis der Informationen für die Kunden beitragen.

Abschluss

Hoffentlich konnten wir Ihre Frage, wie man eine gute Benutzerdokumentation erstellt, zufriedenstellend beantworten. Auch wenn alle anderen Faktoren vernachlässigt werden, sollte eine gute Benutzerdokumentation so gestaltet und erstellt werden, dass sie für die Käufer von hohem Nutzen ist.

Die Dokumentation sollte die Kundenerfahrung verbessern und sie erfreuen und ihnen bei ihren Fragen helfen. Die Dokumentation sollte leicht zugänglich gemacht werden, zusammen mit visuellen Details, um das Verständnis zu erleichtern.

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