Tipps für die Kommunikation mit Remote-Teams

In dieser heutigen Von-Zuhause-arbeiten Zeit, sind viele Unternehmen von signifikanten Anpassungen betroffen. Auch wenn es viele neue Möglichkeiten gibt, um Dinge zu erledigen, werden die meisten Unternehmen wahrscheinlich zustimmen, dass die größte Anpassung die Kommunikation mit den Remote Teams ist.

Es gibt viele Tools, welche einem diesen Prozess erleichtern, aber solange Sie nicht wissen, wie man diese einrichtet und verwendet, ist die Lernkurve enorm. Wie stellen Sie also sicher, dass Email und Anrufe nicht unbeantwortet bleiben?

Es gibt einige Strategien, welche Sie anwenden können, um die Kommunikation mit den Remote Mitarbeitern zu vereinfachen. Diese unten aufgeführten Strategien stellen sicher, dass alle produktiv genug bleiben, so dass das Unternehmen weiterhin Fortschritte macht und nicht an die eisernen Reserven muss.

Stellen Sie sicher, dass alle für die anstehenden Herausforderungen gerüstet sind.

Das Gewöhnen an eine neue Arbeitsroutine ist für alle eine Herausforderung, insbesondere wenn alle Mitarbeiter bisher aus dem Büro gearbeitet haben. Deshalb ist das Erste, was Sie tun müssen, sicherzustellen, dass alle ausreichend vorbereitet sind, um die neuen Herausforderungen, die auf sie zukommen, meistern zu können. Das beinhaltet das Sicherstellen, dass alle Personen, die von Zuhause arbeiten, die notwendigen Tools zur Verfügung haben, welche die Kommunikation unterstützen.

Falls es irgendwelche Schwierigkeiten beim Verwenden der Hard- und Software gibt, welche für die effektive Remote Kommunikation benötigt werden, müssen Sie das Problem direkt zu Beginn ansprechen, anstatt in wichtigen Momenten Probleme mit Ihrem System zu haben.

Neben Kommunikationsproblemen müssen Sie auch Probleme in Betracht ziehen, welche Ihre Mitarbeiter beim Übergang zum Home Office haben könnten. Dinge wie Prokrastination und eine effektive Work-Life-Balance sind einige der Dinge, welche Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Eine der besten Möglichkeiten mit solchen Problemen umzugehen ist, eine Grundsatzerklärung zu entwerfen, welche beschreibt, wie Remote Arbeit ausgeführt werden soll. Mit ein bisschen Anleitung werden Sie überrascht sein, wie gut sich Ihre Mitarbeiter anpassen.

Regelmäßiger Kontakt ist der Schlüssel

Remote Arbeiten ist nur möglich, wenn alle Mitarbeiter des Teams sich regelmäßig untereinander austauschen. Mit Videokonferenztools ist dies sehr einfach und schnell. Stellen Sie aber sicher, dass jedes Treffen vorab geplant ist, so dass sich jeder über den Meeting Zeitpunkt bewusst und die Arbeit bis dahin erledigt ist. Sie sollten aber anbieten, dass jeder ein Meeting einberufen kann, wenn es dringende Themen oder neue Ideen gibt.

Es ist für die Produktivität aber ebenso wichtig, eine Möglichkeit zu haben, die täglichen Aktivitäten nachzuverfolgen. Einer der besten Möglichkeiten hierfür ist es, einen täglichen Aktivitätsreport zu haben, welcher jeder Mitarbeiter am Ende des Tages einreichen muss. Dies ist eine Möglichkeit, um die Produktivität des gesamten Teams nachzuverfolgen.

Videos zur Kommunikation nutzen

Um sicherzustellen, dass alle im Team dieselbe Nachricht erhält, können Sie eine Videonachricht aufnehmen, welche Sie dann mit Ihrem Team teilen. Ein Video bietet Ihnen auch die Option ein Projekt zu demonstrieren oder zu illustrieren, so dass alle Teammitglieder sich aktiv daran beteiligen und interessiert sind.

Mit einem Tool wie dem Wondershare DemoCreator können Sie ganz einfach Screenflow Videos erstellen, welche detaillierte Aspekte der Arbeit beleuchten und zeigen, was noch gemacht werden muss. Das Anmerkungsfeature des Tools ermöglicht es Ihnen, bestimmte Bereich des Videos hervorzuheben, um die Aufmerksamkeit des Teams darauf zu lenken.

Eine weitere großartige Möglichkeit, um Videos zu nutzen ist es, dass Remote Mitarbeiter Fragen stellen, welche Sie dann mit einem einfachen Videoclip beantworten. Diese Videos können unbezahlbar sein, wenn Sie dem nächsten Team oder den Remote Mitarbeitern helfen, den Übergang zum Home-Office so einfach wie möglich zu gestalten.

Verwenden Sie Software zur Zusammenarbeit und Kommunikationstechnologien

Softwares zur Zusammenarbeit und Kommunikationstechnologien können für Remote Teams von unschätzbarem Wert sein. Anstatt Emails zum Teilen von Ideen zu verwenden können Sie Videokonferenztools wie Google Meet für Videotelefonate oder Slack für Nachrichten nutzen, um das Team an einen Tisch zu bringen. Dies gibt ihnen nicht nur das Gefühl in einer Büroumgebung zu arbeiten, sonder es ihnen auch leichter machen zu kommunizieren, Ideen zu teilen, Ideen zu besprechen und auch neue Projekte in Echtzeit zu starten.

Es gibt sehr viel Arten von Tools für die Zusammenarbeit auf dem Markt. Wenn Sie also nach einem Tool suchen, dann beginnen Sie zunächst damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu bewerten. Zum Beispiel brauchen Sie nicht für ein Videokonferenzprogramm zu bezahlen, welches 1000 Nutzer erlaubt, wenn Sie in Ihrem Team nur 10 Leute haben.

Sie sollten sich auch Zeit nehmen, um zu demonstrieren, wie diese Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation funktionieren. Hier könnte sich ein Screenflow Video als sehr nützlich erweisen.

Stellen Sie eine Online Bürokultur her

Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Ihr gesamtes Büro Vollzeit im Home-Office arbeitet. Finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter am meisten vermissen werden, wenn sie nicht mehr im Büro sind und versuchen Sie eine online Version hiervon bereitzustellen. Mitarbeiter, welche sich als Teil eines Teams fühlen (selbst wenn das Team Remote arbeitet) sind viel produktiver.

Und glauben Sie nicht, dass Sie massig Geld ausgeben müssen, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass sie wichtig sind. Etwas einfaches wie eine Team Infografik, welche die Statistiken zeigt, was die Mitarbeiter in einem Monat erreicht haben, was dann auf Social Media gepostet wird, kann bereits ein effektives Motivationsmittel sein. Sie könnten sogar eine wöchentliche Videokonferenz abhalten, bei welcher die Mitarbeiter nicht über die Arbeit reden dürfen.

Unterstützen Sie, dass Ideen und Vorschläge visuell präsentiert werden

Viele Leute interessieren sich nicht für Konzepte oder Ideen, wenn diese nicht visuell vorgestellt werden. Deswegen ist eine der besten Möglichkeiten, um das Engagement der Teammitglieder hochzuhalten, diese zu motivieren, virtuelle Hilfen in Anspruch zu nehmen, um die Ideen und Vorschläge zu präsentieren.

Es gibt viele visuelle Medien, welche in dieser Hinsicht hilfreich sind. Eine Option sind natürlich Videos und wenn sich Teammitglieder die Zeit nehmen können ein Video zu erstellen, welches ihre Ideen dem restlichen Team detailliert vorstellt, dann ist es umso wahrscheinlicher, dass die anderen sich dafür interessieren und sich besser an das Konzept erinnern, als wenn Sie nur darüber lesen.

Eine weitere coole Möglichkeit, um visuelle Medien zur Kommunikation von Ideen zu verwenden sind Infografiken und Folien. Eine farbenfrohe Infografik kann selbst die langweiligsten Statistiken interessant und ansprechend machen.

Setzen Sie klare Fristen und Erwartungen

Wie Ihnen jeder Freelancer bestätigen kann, hat das von Zuhause aus arbeiten viele Vorteile, unter anderem das Bestimmen der eigenen Arbeitszeiten. Es besteht jedoch immer die Gefahr der Prokrastination. Und wie Ihnen jeder Freelancer, welcher bereits mit Prokrastination zu kämpfen hatte, bestätigen kann, gibt es nur einen Weg dies zu vermeiden: Einfach anfangen zu arbeiten.

Aber wie können Sie Mitarbeiter dazu motivieren, einfach mit der Arbeit zu beginnen? Auch hierfür gibt es eine einfache Lösung: Setzen Sie klare Fristen und machen Sie verständlich, was Sie von ihnen erwarten. Das funktioniert aber nur, wenn Sie regelmäßig mit den Mitarbeitern in Kontakt treten.

Lassen Sie die Mitarbeiter auch wissen, dass es wichtig ist, dass Sie die Kollegen während der Arbeitszeiten ohne Probleme kontaktieren können. Die Erwartung unterstützt die Verantwortung der Mitarbeiter und stellt sicher, dass die Kollegen arbeiten, wenn Sie arbeiten sollen.

Unterstützen Sie Gruppendiskussionen und Feedback

Um sicherzustellen, dass Ihr Remote Team sich auch wie ein Team fühlt, müssen Sie die Mitarbeiter motivieren zusammen zu arbeiten und die beste Möglichkeit sind hierbei Gruppendiskussionen und Feedback. Das Remote Arbeiten kann sehr einsam sein und die Produktivität hängt sehr stark davon ab, ob sich das Team als Team fühlt.

Sie können das Level der Zusammenarbeit fördern, indem Sie Videokonferenzen oder Meetings ansetzen, welche ausschließlich dafür vorgesehen sind, Ideen zu besprechen. Jede Person ein ein neues Projekt oder neue Vorgehensweisen für das aktuelle Projekt vorschlagen und jedes Teammitglied ist dazu angehalten, seine Meinung hierzu zu äußern.

Sie sollten Ihre Mitarbeiter auch dazu motivieren, ehrliches Feedback zu den verwendeten Tools und Prozesses eines Projektes zu geben. Ehrlich Feedback hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter mit entsprechendem Support auszustatten, welche diese benötigen, um die Work-Life-Balance aufrecht zu erhalten.

Zu Beginn wir das Remote arbeiten wie eine schwere Aufgabe erscheinen. Mit den richtigen Tools und der korrekten Anwendung der Tools kann dies die beste Möglichkeit sein, um zu arbeiten. Wir hoffen, dass die oben genannten Strategien Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen konnten.