Wie man ein Benutzerhandbuch für Software erstellt
Jedes Mal, wenn wir bei der Bedienung eines Geräts oder einer Software irgendwo stecken bleiben, greifen wir instinktiv zum Benutzerhandbuch, um die Funktionsweise zu verstehen. Ein gut dokumentiertes Benutzerhandbuch kommt mit detaillierten Bildern zusammen mit der richtigen Benennung, um Ihnen eine bessere Vorstellung zu geben.
Wenn Sie eine Softwareanwendung entwickelt haben, gibt es bestimmte Dinge, mit denen nur Sie vertraut sein werden. Die Benutzer müssen die Software besser verstehen und ihr volles Potenzial ausschöpfen können, während sie sie bedienen. Wenn Sie hier sind, surfen Sie wahrscheinlich im Internet, um eine Antwort auf Ihre Frage zu finden: "Wie erstelle ich ein Benutzerhandbuch für eine Software?"
Wir sind hier, um Sie in allen Details zu führen, und am Ende davon; Sie werden in der Lage sein, das Schreiben von Benutzerhandbüchern zu meistern. Ein detailliertes Benutzerhandbuch Wie man ein Video-Benutzerhandbuch für eine Software erstellt spart eine Menge Zeit. Es wird dazu beitragen, dass die Menschen die Funktionsweise des Produkts verstehen.
Dadurch wird nicht nur vermieden, dass die Nutzer jedes Mal das Service-Center anrufen, wenn etwas passiert, sondern es wird auch der Ruf Ihres Unternehmens auf dem Markt gestärkt. Einige Unternehmen haben sich für ein digitales Benutzerhandbuch entschieden, anstatt der Verpackung Papierkram beizufügen.
Was sollte in einem Benutzerhandbuch enthalten sein
Beginnend mit den Grundlagen, werden wir in diesem Abschnitt die Inhalte/Punkte verstehen, die Sie im Benutzerhandbuch abdecken müssen. Das Benutzerhandbuch, das Sie mit dem Paket bereitstellen, sollte alle technischen Aspekte enthalten, und alles muss im Detail erwähnt werden.
Es gibt ein bestimmtes Format, das befolgt werden sollte, um dem Bericht ein professionelles Aussehen zu verleihen. Wir werden die Punkte, die Sie abdecken müssen, in der folgenden chronologischen Reihenfolge aufführen.
Deckblatt
Auf der Titelseite müssen Sie die Modellnummer mit sauberen und minimalen Grafiken angeben, um sie attraktiv zu gestalten.
Copyright-Bereich
Auf der nächsten Seite Ihres Benutzerhandbuchs sollten alle Einzelheiten zu den Urheberrechtsbestimmungen aufgeführt werden.
Ein Vorwort & Inhaltsangabe
Nach dem Urheberrecht müssen Sie einen Text hinzufügen, der alle Einzelheiten dieses Leitfadens beschreibt, gefolgt von einem Index, in dem jede Überschrift zusammen mit der Seitenzahl aufgeführt ist.
Zweck des Leitfadens
In diesem Abschnitt können Sie eine Beschreibung des Leitfadens in Form einer Übersicht verfassen. So können die Nutzer verstehen, was sie von ihm erwarten können.
Zielgruppe
Einige Softwareanwendungen werden nur von einem Techniker bei Ihnen installiert. Im Benutzerhandbuch sollte angegeben werden, für welche Zielgruppe es gedacht ist.
Der Haftungsausschluss
Wenn es um Software geht, liegen verschiedene Dinge nicht in der Kontrolle von irgendjemandem. Im Abschnitt "Haftungsausschluss" sollten Sie die Dinge erwähnen, die nicht in Ihrem Einflussbereich liegen.
Führer
Hier sollten Sie die primäre Funktion der Software erwähnen, und Sie können auch den Leitfaden für sekundäre Funktionen hinzufügen.
Probleme lösen & FAQs
In diesem Abschnitt werden alle häufigen Probleme und die Schritte, die Sie zur Fehlerbehebung befolgen müssen, aufgeführt. Damit lassen sich viele Probleme lösen, und Sie können weitere FAQs hinzufügen, um noch mehr Verwirrung zu stiften.
Kontaktangaben & Index (für größere Leitfäden)
Im letzten Teil sollten Sie die Kontaktdaten angeben, falls das Problem nicht durch diesen Leitfaden gelöst werden kann. Die Kontaktdaten müssen die E-Mail/Telefon-Nummer des technischen Teams des Unternehmens enthalten.
Für diejenigen, die sich immer noch fragen, wie man ein Benutzerhandbuch für eine Software erstellt, haben wir eine gute Nachricht: Wir sind noch nicht fertig. Wir werden noch einige weitere Aspekte und Perspektiven abdecken, die fast alle Dinge abdecken, die Sie benötigen, um ein professionelles Benutzerhandbuch zu schreiben.
Wie man ein Benutzerhandbuch für eine Software erstellt
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Methode zu wählen, mit der Sie Ihren Leitfaden zur Verfügung stellen wollen, können wir Ihnen helfen. Bei der Erstellung eines Benutzerhandbuchs gibt es zwei gängige Methoden. In diesem Abschnitt werden wir sie erörtern, und nachdem Sie den jeweiligen Prozess durchlaufen haben, werden Sie in der Lage sein, sich leicht zu entscheiden.
Methode 1: Verfassen einer Benutzerhandbuchseite
Für all die Leute der alten Schule wird dies die beste Option sein, und ob Sie es glauben oder nicht, die schriftlichen Inhalte haben einige bedeutende Vorteile gegenüber den Videoanleitungen. Ja, es mag seltsam erscheinen, aber bei schriftlichen Inhalten haben Sie die Flexibilität, überall darauf zuzugreifen, während Sie bei Videos ein Gerät benötigen, das mit dem Internet verbunden ist. Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich für schriftliche Inhalte entscheiden.
Kennen Sie Ihre Nutzer
Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens zu verstehen, wer die Zielgruppe ist und wie hoch der allgemeine Kenntnisstand ist. Die Sprache des Leitfadens sollte ganz auf das Erfahrungsniveau des Lesers abgestimmt sein.
Bestimmen Sie das Problem
Beim Schreiben des Leitfadens sollten Sie auf das Problem hinweisen, das auftreten kann, und dass Sie hier die Lösung anbieten. Wenn das Problem, auf das Sie hier eingehen, etwas länger ist, müssen Sie es zum besseren Verständnis in kleinere Teile untergliedern. Nachdem Sie das Problem aufgezeigt haben, ist es an der Zeit, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lösung des Problems bereitzustellen.
Beschreiben Sie alles
Wenn Sie in einer professionellen Einrichtung Wörter wie "Ding", "Zeug", "Teile" usw. verwenden, wird man Ihnen keine große Aufmerksamkeit schenken. Wenn du beschreibend bist und den ganzen Fachjargon verwendest und versuchst, alles zu erklären, wird es ein viel besserer Leitfaden sein.
Auf den Punkt gebracht
Ein Benutzerhandbuch sollte nicht zu einem Buch werden, in dem man sich auf einige Episoden bezieht. Die Anleitung sollte genau sein und nur die notwendigen Teile erwähnen.
Gute Fotos einfügen
Im Handbuch wird es einige Situationen geben, in denen Sie einige Illustrationen hinzufügen müssen, um den Punkt zu verdeutlichen; Sie sollten dies tun, indem Sie einige Bilder oder grafische Darstellungen von guter Qualität hinzufügen.
Vermeiden Sie das Passiv
Zögern Sie nicht, alles zu erklären, und versuchen Sie nicht, den Weg des "es ist" zu wählen. Bei manchen Nutzern kann dieser Ansatz Verwirrung stiften.
Verwenden Sie eine Vorlage
Wenn Sie ein Handbuch für Ihr Produkt schreiben, muss es vollständig mit dem Thema Ihrer Marke synchronisiert sein. Das ist leicht möglich, wenn Sie eine Vorlage verwenden, um die Konsistenz zu wahren.
Vermeiden Sie Geplapper
Wenn man versucht, dem Endnutzer einen Sachverhalt zu erklären, ist es sehr wichtig, beim Thema zu bleiben und nicht grundlos ins Plaudern zu kommen.
Methode 2: Erstellen Sie ein Benutzerhandbuch-Video
Bei der Beantwortung Ihrer Frage "Wie erstellt man ein Benutzerhandbuch für eine Software?" sind wir bei der zweiten Methode angelangt, nämlich der Erstellung eines Video-Tutorials. Ein Video-Tutorial gilt als zeitsparender und kann auch hilfreich sein, wenn Sie die genauen Schritte zur Lösung des Problems oder zur Fertigstellung der Einrichtung angeben. Hier sind die Tipps, die Sie beachten sollten, bevor Sie mit dem Drehen des Videos beginnen.
Notieren Sie den Plan
Wenn Sie sich für ein Video entscheiden, sollten Sie als allererstes einen groben Plan mit allen Punkten, die Sie abdecken müssen, auf Papier erstellen. Dabei sollten Sie den Kenntnisstand des Publikums, die betreffenden Themen usw. berücksichtigen. Sie müssen kein detailliertes Skript schreiben.
Filmen Sie den Prozess
Der nächste Schritt besteht darin, den Prozess des Themas zu filmen. Es ist nicht nötig, beim Filmen über das Thema zu sprechen. Das geht ganz einfach mit einem Voice-over.
Fehler im Editor korrigieren
Nach den Dreharbeiten ist es an der Zeit, ein wenig zu optimieren und alle Fehler in der Nachbearbeitung zu korrigieren. Hier können Sie auch den Text zum Video hinzufügen, um den Nutzern ein besseres Verständnis zu geben.
Voice-over oder Auto-Narrator verwenden
Wenn Sie sich für einen automatischen Sprecher entscheiden, müssen Sie ein komplettes Skript schreiben, das von der Software vorgelesen wird. Sie können sich für einen Sprecher entscheiden, der den gesamten Prozess mit Ihrer Stimme erzählt, ohne ein Skript zu schreiben.
Teilen Sie die Datei
Nachdem das Video gefilmt und gerendert wurde, ist es an der Zeit, es zu verbreiten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Zielgruppe das Lernprogramm leicht findet, können Sie einen Barcode auf der Verpackung anbringen, den die Nutzer scannen können, um das Video anzusehen.
Mit Wondershare DemoCreator ein Video aufnehmen
Wir haben verstanden, wie wichtig das Online-Lernen in diesen Zeiten der Pandemie ist. Das beste Mittel, um softwarebezogene Themen zu vermitteln, ist ein hochwertiger Bildschirmrecorder. Wenn Sie über ein sehr geringes Budget verfügen und keine Antwort auf die Frage "Wie erstelle ich ein Video-Benutzerhandbuch für eine Software?" finden können, ist dies die Software, die all Ihre Bedürfnisse erfüllt. Wenn Sie sich auf die Suche nach einem Bildschirmrekorder machen, werden Sie eine Reihe von Optionen finden, aber es ist ziemlich schwierig, diejenige zu wählen, die gute Qualität zusammen mit einer Reihe von Funktionen bieten kann. Hier sind einige der Funktionen, die Sie bei der Erstellung eines Video-Tutorials hilfreich finden werden.
Exzellente Aufnahme mit Webcam-Feed
Die Software Wondershare DemoCreator ermöglicht es den Nutzern, den Bildschirm in außergewöhnlicher Qualität aufzuzeichnen, und Sie können auch ganz einfach Anmerkungen hinzufügen. Sie können den Webcam-Feed zur Aufnahme hinzufügen, einschließlich der Stimme, um alles besser zu erklären.
Bereinigte Benutzeroberfläche
Die von Wondershare angebotene Schnittstelle ist recht intuitiv, und Sie werden in der Lage sein, alle Einstellungen recht einfach zu finden. Alle Optionen, die sich auf die Aufnahme beziehen, werden oben in einem horizontalen Format angezeigt.
Bereich der Optionen
Obwohl es sich nur um eine App zur Bildschirmaufzeichnung handelt, erhalten Sie eine ganze Reihe von Optionen, mit denen Sie ganz einfach den Bereich auswählen können, den Sie aufnehmen möchten, die Ränder anpassen, die Videoauflösung einstellen usw.
Preisgestaltung
Die Software ist sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Version erhältlich. Die kostenlose Variante fügt das Wondershare-Wasserzeichen hinzu, während die kostenpflichtige Version 29,99 $/Jahr kostet.
Wie man das Video aufnimmt
Wondershare DemoCreator ist ein ziemlich einfaches Tool, mit dem Sie arbeiten können. Die Schritte, die Sie befolgen müssen, sind nicht schwierig und Sie können sie ganz einfach durchführen. Ohne weitere Verzögerung, lassen Sie uns durch die Schritte gehen.
Sie müssen die offizielle Website von Wondershare besuchen, von der Sie die Software herunterladen müssen. Es ist nur für die 64-Bit-Version von Windows 7, 8.1 und 10 verfügbar.
Starten Sie das .exe-Installationspaket; Sie erhalten dann die Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen.
Öffnen Sie die App, und Sie werden von 2 Optionen begrüßt, Capture und Video Editor. Die Einrichtung umfasst die folgenden Punkte.
- Der Bereich des Bildschirms, den Sie erfassen möchten, oder das gesamte Fenster/Bildschirm
- DemoCreator nimmt sowohl die Töne des Computers als auch die des Mikrofons auf, die Sie entsprechend abschalten können.
- Einstellen der Kameraauflösung und auch einige erweiterte Einstellungen wie GPU-Beschleunigung, Auswahl von Encodern, Einstellen von Hotkeys, etc.
Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, drücken Sie die Aufnahmetaste, oder Sie können auch F10 drücken, um die Aufnahme zu beenden.
Die Software verfügt über einen eingebauten Editor, mit dem Sie jeden Teil Ihres Videos schneiden, hinzufügen oder bearbeiten können.
Abschließende Überlegungen
Es ist an der Zeit, das Thema abzuschließen, und wir hoffen, dass es Ihnen geholfen hat, all die Verwirrung zu beseitigen, die Sie bis jetzt hatten. Es gibt viele Menschen, die sich die gleiche Frage stellen: "Wie erstelle ich ein Benutzerhandbuch für eine Software?", und wenn es um Software geht, ist nicht jeder in der Lage, die Fachsprache zu verstehen, die bei der Beschreibung des Themas verwendet wird. Es ist sehr wichtig, dass Sie ihnen die Lösung auf die einfachste Art und Weise liefern.
Es gibt noch eine Sache, die Sie sich merken sollten: Wenn die Lösung, die Sie anbieten, für mehrere Produkte gilt, müssen Sie das gleich dort erwähnen. Versuchen Sie, ein attraktives Thema/Template beizubehalten, damit es den Lesern nicht schwer fällt, sich durchzuarbeiten.
